Tips Aman Menentukan Katering untuk Acara di Bali
Dalam sebuah acara, keputusan memilih katering sering berlangsung di balik layar dan nyaris tak terdengar. Namun dampaknya justru paling terasa. Dekorasi boleh terlupa, susunan acara bisa memudar dari ingatan, tetapi rasa makanan dan alur penyajiannya hampir selalu membekas di benak tamu.
Di Bali, kebutuhan jasa katering hadir dalam beragam konteks. Mulai dari pernikahan, pesta ulang tahun di vila, pertemuan kantor, hingga kegiatan komunitas yang menuntut konsumsi tersaji rapi dan tepat waktu.
Tantangannya pun tidak semata pada menu, melainkan juga pada logistik, preferensi diet tamu, serta koordinasi dengan lokasi acara.
Untuk itu, tahap awal adalah memetakan kebutuhan acara secara menyeluruh. Pemetaan ini meliputi jumlah tamu, format acaraduduk atau berdirihingga durasi kegiatan perlu diperhitungkan sejak awal.
Acara dengan sesi panjang, misalnya, hampir selalu membutuhkan coffee break. Lokasi juga menentukan, apakah acara berlangsung di vila dengan dapur terbatas atau di venue yang telah memiliki area persiapan memadai.
Selain itu, penyelenggara perlu menyiapkan daftar kebutuhan khusus sejak awal proses. Contohnya, tamu vegetarian atau vegan. Tamu yang butuh opsi bebas gluten. Tamu yang memilih menu halal.
Kebutuhan seperti ini sebaiknya disampaikan sebelum pembicaraan menu terlalu jauh. Tujuannya sederhana yaitu agar dapur bisa merancang alur masak yang aman dan jelas.
Poin berikutnya adalah gaya penyajian. Prasmanan kerap dipilih untuk acara dengan suasana cair dan jumlah tamu besar. Sementara plated service memberi kesan lebih formal dan terstruktur.
Adapun canapés atau finger food lazim digunakan pada sesi penyambutan. Setiap pilihan memiliki implikasi teknis tersendiri, mulai dari sinkronisasi waktu, pengaturan antrean, hingga kebutuhan staf yang aktif bergerak.
Selanjutnya, perhatikan soal rasa dan konsistensi. Banyak orang menilai katering hanya dari satu sesi mencicipi. Padahal, yang diuji adalah kemampuan mengulang kualitas untuk jumlah tamu yang lebih besar. Kalau Anda mendapat opsi tasting, gunakan untuk menilai tiga hal ini yaitu rasa, presentasi, dan respons tim saat menerima masukan.
Di tahap ini, calon klien biasanya bertanya apakah harus memilih vendor yang melayani seluruh Bali, atau yang fokus satu area saja. Jawabannya bergantung pada lokasi acara.
Bila venue Anda berpindah-pindah, atau Anda ingin vendor yang siap lintas kawasan, layanan seluruh Bali bisa memudahkan koordinasi. Anda tidak perlu memecah vendor untuk beberapa titik.
Salah satu contoh penyedia layanan yang menampilkan cakupan lintas kawasan adalah Bali Catering and Events. Di laman resminya, mereka mencantumkan layanan untuk pernikahan, event dan pesta, private chef, corporate event, hingga bar dan bartender hire.
Mereka juga menyebut opsi konsultasi dan tasting sebelum acara. Informasi seperti ini penting karena memberi gambaran pola kerja: ada proses perencanaan, bukan sekadar kirim makanan.
Aspek lain yang sering terlewat adalah alur kerja pada hari pelaksanaan. Waktu kedatangan tim, pengaturan dapur di lokasi vila, pembagian staf servis, hingga pengelolaan peralatan makan dan proses pembersihan pasca-acara perlu ditanyakan sejak awal.
Detail-detail inilah yang kerap menentukan apakah sebuah acara terasa rapi atau justru sebaliknya.
Untuk acara kantor, kebutuhan biasanya lebih spesifik. Jadwal rapat yang padat, waktu makan yang terbatas, hingga kehadiran tamu VIP menuntut katering yang mampu menyesuaikan ritme acara.
Sementara pada acara keluarga, fokus sering bergeser ke porsi yang pas, rasa yang aman untuk semua usia, serta konsistensi sajian.
Satu lagi yang perlu dicek adalah kanal komunikasi. Siapa PIC, jam respons, atau apakah ada ringkasan pesanan yang jelas. Banyak masalah katering berawal dari hal sederhana ini yaitu detail pesanan berubah, tetapi tidak tercatat rapi.
Terakhir, cek lokasi dan akses. Ini akan berpengaruh pada biaya logistik, waktu tempuh, dan kesiapan tim. Jika Anda ingin titik yang jelas untuk diskusi atau kunjungan, Anda bisa memakai rujukan lokasi Google Maps ini.
(adv/adv)