Ribuan Jemaah Umrah Terdampak, HIMPUH Siapkan Mitigasi

Himpunan Penyelenggara Umrah dan Haji (HIMPUH) menyiapkan sejumlah mitigasi menyusul ribuan jemaah umrah yang terdampak penutupan bandara karena abu vulkanik dari erupsi Gunung Anak Krakatau.

Berdasarkan data HIMPUH pada Senin (7/9) pagi, terdapat 1.007 jemaah umrah dari travel Penyelenggara Ibadah Haji Khusus (PIHK) di bawah naungan HIMPUH yang terdampak penutupan bandara.

Berdasarkan pemantauan dan pendataan yang sedang dilakukan HIMPUH terhadap anggotanya, dampak gangguan penerbangan terhadap jemaah umrah setidaknya dapat dikelompokkan dalam empat kondisi.

"Pertama, jemaah yang akan berangkat menuju Arab Saudi. Mereka berada di kota asal maupun bandara keberangkatan, tetapi tidak dapat diberangkatkan akibat penerbangan dibatalkan atau ditunda," tulis rilis resmi HIMPUH, Senin (7/9).

"Kedua, jemaah yang masih berada di Arab Saudi. Jemaah yang seharusnya kembali ke Indonesia dari Jeddah atau Madinah harus memperpanjang keberadaan mereka di Arab Saudi karena penerbangan menuju Indonesia mengalami pembatalan, penjadwalan ulang atau perubahan rute," tulis pihak HIMPUH.

Ketiga, jemaah yang sedang berada di negara transit, dan yang keempat adalah jemaah yang penerbangannya dialihkan ke bandara alternatif.

Gangguan penerbangan tidak berhenti pada persoalan keterlambatan perjalanan. Bagi perjalanan Umrah, perubahan jadwal penerbangan dapat menimbulkan efek domino terhadap seluruh komponen paket perjalanan.

Bagi jemaah yang belum berangkat, perubahan penerbangan berpotensi menyebabkan hilangnya atau berubahnya reservasi hotel, transportasi dan layanan lainnya di Arab Saudi. Durasi perjalanan dan masa berlaku dokumen perjalanan juga perlu diperhatikan.

Sebaliknya, jemaah yang tertahan di Arab Saudi atau negara transit dapat membutuhkan tambahan hotel, konsumsi, transportasi, pengurusan bagasi maupun kebutuhan lain yang sebelumnya tidak termasuk dalam paket.

Sementara bagi PPIU, kondisi tersebut dapat menimbulkan biaya tidak terduga yang sangat besar, kebutuhan penataan ulang seluruh komponen perjalanan, tekanan operasional terhadap Tour Leader dan petugas lapangan, serta risiko terhadap reputasi dan kredibilitas perusahaan apabila informasi kepada jemaah tidak tersampaikan dengan baik.

HIMPUH menilai persoalan penting lainnya adalah rantai distribusi informasi penerbangan. Di sisi lain, sebagian besar PPIU tidak melakukan pembelian tiket secara langsung kepada maskapai, tetapi melalui wholesaler, konsolidator, agen tiket atau pihak ketiga lainnya.

Dalam kondisi normal mekanisme tersebut dapat berjalan dengan baik. Namun dalam situasi darurat seperti erupsi gunung api, terdapat risiko informasi perubahan penerbangan dari maskapai tidak diterima PPIU secara cepat, lengkap dan seragam.

Padahal dalam kondisi krisis, informasi beberapa jam bahkan beberapa menit dapat menentukan keputusan terhadap ratusan jemaah.

Mitigasi HIMPUH

Merespons situasi tersebut, HIMPUH saat ini melakukan sejumlah langkah mitigasi. Pertama, melakukan pendataan anggota dan jemaah terdampak untuk memperoleh gambaran riil mengenai jumlah PPIU, jemaah, penerbangan, lokasi jemaah dan bentuk permasalahan yang sedang dihadapi.

Kedua, membentuk kanal komunikasi khusus bagi Tour Leader yang sedang membersamai jemaah. Tour Leader merupakan ujung tombak penanganan jemaah sehingga membutuhkan akses informasi yang cepat serta mekanisme eskalasi apabila menghadapi persoalan di bandara, negara transit maupun Arab Saudi.

Ketiga, HIMPUH melakukan komunikasi intensif dengan Kementerian Haji dan Umrah RI, Kementerian Perhubungan, maskapai penerbangan dan stakeholder terkait. Kementerian Haji dan Umrah RI juga telah membangun kanal komunikasi khusus bersama asosiasi yang melibatkan unsur maskapai, Kementerian Perhubungan dan pihak terkait lainnya sehingga persoalan di lapangan dapat segera dikoordinasikan.

Keempat, HIMPUH terus menyampaikan pembaruan informasi secara berkala kepada seluruh anggota, khususnya mengenai status bandara, perubahan penerbangan dan informasi dari maskapai.

Kelima, HIMPUH membangun komunikasi langsung dengan maskapai untuk membantu mengatasi kesenjangan informasi antara maskapai dengan PPIU, khususnya PPIU yang memperoleh tiket melalui pihak ketiga.

HIMPUH memandang situasi ini juga harus menjadi momentum membangun protokol penanganan gangguan penerbangan Umrah akibat keadaan darurat secara lebih permanen.

HIMPUH juga mendorong adanya Crisis Coordination Center Umrah yang mempertemukan Kementerian Haji dan Umrah RI, Kementerian Perhubungan/Ditjen Perhubungan Udara, AirNav Indonesia, pengelola bandara, maskapai, asosiasi PPIU serta pihak terkait lainnya.

Melalui mekanisme tersebut, informasi mengenai NOTAM, status bandara, perubahan jadwal, rerouting, diversion, reschedule dan recovery flight dapat diteruskan secara cepat kepada PPIU.

HIMPUH juga mendorong maskapai untuk menyediakan jalur komunikasi khusus bagi asosiasi dan PPIU dalam kondisi darurat, termasuk terhadap tiket yang diperoleh melalui wholesaler atau konsolidator.

Selain itu diperlukan mekanisme penanganan bersama terhadap jemaah yang tertahan di Arab Saudi, negara transit maupun bandara alternatif, termasuk kepastian mengenai akomodasi, konsumsi, transportasi, perubahan tiket, bagasi, perlindungan asuransi serta pembagian tanggung jawab atas biaya tambahan yang timbul akibat keadaan kahar (force majeure).

Bagi PPIU, HIMPUH mengimbau agar seluruh penyelenggara memastikan Tour Leader memiliki emergency contact 24 jam, data manifest jemaah, nomor tiket dan PNR, detail hotel, visa, polis asuransi serta kontak maskapai/konsolidator yang dapat dihubungi sewaktu-waktu.

PPIU juga diminta tidak mengarahkan jemaah menuju bandara sebelum memperoleh kepastian status penerbangan, serta menyampaikan perkembangan kepada jemaah dan keluarga secara berkala untuk mencegah munculnya informasi yang simpang siur.

HIMPUH memahami bahwa penutupan bandara maupun pembatalan penerbangan merupakan keputusan yang harus diambil berdasarkan pertimbangan keselamatan penerbangan.