Cara Membalas Email HRD yang Baik dan Profesional, Lengkap Contohnya

Cara membalas email dari seorang Human Resources Development (HRD) perlu diperhatikan oleh setiap pelamar. Email tidak bisa dibalas sembarangan dan harus ada etikanya.

Sebab, cara membalas email HRD dapat memengaruhi kesan profesionalisme Anda. Oleh karena itu, ada langkah-langkah yang harus diperhatikan saat membalas email HRD.

Lihat Juga : 5 Tips Persiapan Wawancara Kerja agar Sukses dan Berjalan Lancar

Agar reputasi Anda ketika membalas email HRD tampak baik dan profesional, berikut panduan membalas email dari HRD yang perlu diketahui.

Cara membalas email HRD

Dirangkum dari berbagai sumber, cara membalas email HRD harus memperhatikan beberapa hal penting berikut:

1. Baca isi pesan terlebih dulu

Sebelum membalas email HRD, pastikan Anda membaca isi pesan dalam email yang diterima dengan cermat dan teliti.

Pahami isi pesan, apakah itu undangan wawancara, permintaan dokumen tambahan, atau klarifikasi lainnya. Pastikan tidak terburu-buru membalas tanpa memahami sepenuhnya maksud dari email tersebut.

2. Pilih subjek yang jelas

Jika email Anda adalah balasan terhadap undangan atau permintaan HRD, pastikan subjek email jelas dan relevan.

Biasanya, Anda bisa membalas dengan mempertahankan subjek yang ada di email sebelumnya, tetapi pastikan tetap mencerminkan isi email.

3. Salam pembuka

Sebelum membalas isi pesan dari HRD, gunakan salam pembuka yang formal dan sopan. Gunakan nama lengkap penerima (jika ada) atau cukup "Yth. Bapak/Ibu [jabatan]" jika nama penerima tidak tercantum dalam email.

4. Tanggapan pesan

Apabila isi email dari HRD kepada Anda adalah tanggapan terhadap undangan wawancara, pastikan Anda memberikan konfirmasi dengan jelas mengenai kehadiran.

Jika ada permintaan dokumen tambahan, pastikan untuk melampirkan dokumen yang diminta sesuai instruksi.

5. Salam penutup

Akhiri email dari HRD dengan salam penutup yang sopan dan formal. Setelah salam penutup, cantumkan nama lengkap Anda. Jika perlu, tambahkan informasi kontak seperti nomor telepon atau alamat email.

Lihat Juga : Perhatikan, Ini 5 Cara Negosiasi Gaji saat Wawancara Kerja

Contoh kalimat saat membalas email HRD

Setelah mengetahui cara membalas email HRD, berikut contoh yang bisa digunakan saat membalas email HRD untuk berbagai konteks, dilansir dari laman Indeed.

1. Email balasan konfirmasi kehadiran

Setelah melamar pekerjaan, salah satu email yang sering diterima adalah undangan wawancara. Balasan Anda tentunya harus menyampaikan konfirmasi kehadiran dan rasa terima kasih atas kesempatan yang diberikan.

Subjek: Konfirmasi Kehadiran Wawancara - (Nama Anda)

Yth. Bapak/Ibu (Nama HRD),

Terima kasih atas kesempatan yang diberikan untuk mengikuti wawancara pada posisi (nama posisi) di (nama perusahaan). Saya ingin mengonfirmasi bahwa saya dapat hadir pada wawancara yang dijadwalkan pada (tanggal) pukul (waktu). Saya sangat menantikan kesempatan untuk berdiskusi lebih lanjut mengenai kontribusi yang dapat saya berikan di perusahaan ini.

Jika ada hal lain yang perlu saya persiapkan sebelum wawancara, mohon untuk memberi tahu saya.

Hormat saya,
(Nama Anda)
(Nomor Telepon)
(Alamat Email)

2. Email balasan permintaan dokumen

Sering kali HRD meminta dokumen tambahan setelah melamar, seperti portofolio, sertifikat pendidikan, atau dokumen lain yang relevan. Balasan Anda harus mencakup informasi yang diminta serta penegasan bahwa dokumen telah dilampirkan.

Subjek: Kelengkapan Dokumen - (Nama Anda)

Yth. Bapak/Ibu (Nama HRD),

Terima kasih atas email yang Bapak/Ibu kirimkan. Sesuai dengan permintaan, saya telah melampirkan (sebutkan dokumen yang diminta, seperti CV terbaru, portofolio, sertifikat, dll) untuk kelengkapan berkas lamaran saya. Mohon konfirmasi jika dokumen tersebut sudah diterima dengan baik.

Jika ada dokumen tambahan yang diperlukan, saya siap untuk mengirimkan sesegera mungkin.

Hormat saya,
(Nama Anda)
(Nomor Telepon)
(Alamat Email)

3. Email membalas penolakan HRD

Anda mungkin menerima email penolakan setelah mengikuti wawancara atau mengirimkan lamaran. Meskipun bisa mengecewakan, penting untuk membalas dengan profesional dan menjaga hubungan baik dengan HRD untuk peluang di masa depan.

Subjek: Tanggapan atas Keputusan Rekrutmen - (Nama Anda)

Yth. Bapak/Ibu (Nama HRD),

Terima kasih banyak atas kesempatan yang diberikan untuk mengikuti proses rekrutmen di (nama perusahaan). Meskipun saya belum mendapatkan kesempatan bergabung di (nama perusahaan), saya tetap menghargai keputusan Bapak/Ibu dan saya mengerti bahwa keputusan ini adalah yang terbaik untuk perusahaan.

Saya berharap kita dapat berkesempatan bekerja sama di masa depan. Mohon tidak segan untuk menghubungi saya apabila ada peluang lain yang sesuai di kemudian hari. Terima kasih atas waktu dan perhatian yang diberikan.

Hormat saya,
(Nama Anda)
(Nomor Telepon)
(Alamat Email)

4. Email membalas diterima kerja

Meskipun diterima bekerja di perusahaan baru, Anda tetap perlu membalas email dari HRD untuk menunjukkan profesionalisme dan antusiasme.

Subjek: Konfirmasi Penerimaan Posisi - (Nama Anda)

Yth. Bapak/Ibu (Nama HRD),

Terima kasih atas pemberitahuan bahwa saya diterima untuk posisi (nama posisi) di (nama perusahaan). Saya merasa sangat terhormat dan bersemangat untuk bergabung dengan tim (nama perusahaan).

Saya juga mengonfirmasi bahwa saya siap mulai bekerja pada [hari, tanggal mulai kerja, sesuai dengan perjanjian sebelumnya).

Saya sangat menantikan kesempatan untuk berkontribusi dan belajar bersama tim (nama perusahaan]. Terima kasih atas kepercayaan yang diberikan kepada saya.

Hormat saya,
(Nama Anda)
(Nomor Telepon)
(Alamat Email)

Lihat Juga : 5 Contoh Surat Lamaran Kerja Pabrik untuk Berbagai Posisi

Membalas email HRD dengan tepat adalah langkah penting dalam menjaga profesionalitas Anda. Dengan mengetahui cara membalas email HRD dan mengikuti contoh-contoh di atas, Anda bisa tetap merespons email HRD secara efektif dan profesional.