Inovasi Rekrutmen Departemen SDM DBS Indonesia Saat Pandemi

Pandemi Covid-19 mendorong perusahaan di seluruh dunia untuk berinovasi agar tetap produktif di tengah ketidakpastian. Seluruh departemen di setiap perusahaan juga berhadapan dengan perubahan yang tidak direncanakan, termasuk departemen sumber daya manusia (SDM).

Perubahan bukan hanya terjadi di pengaturan cara tim bekerja, tetapi juga dalam proses rekrutmen pegawai. Hal itu juga diterapkan di Bank DBS Indonesia karena kesehatan dan keamanan karyawan maupun calon karyawan selalu menjadi prioritas utama perusahaan.

Merespons kenormalan yang baru, saat masyarakat dihadapkan para era kerja jarak jauh dan imbauan untuk menjaga jarak, Departemen SDM Bank DBS Indonesia membuat sebuah inisiatif untuk memanfaatkan teknologi secara maksimal agar dapat mengubah proses perekrutan. Hal ini dilakukan demi memastikan keamanan dan kelancaran proses perekrutan dari awal hingga akhir. Kini, seluruh proses penerimaan karyawan baru di Bank DBS Indonesia dilakukan secara digital.

Sebelum terjadi pandemi, proses perekrutan di Bank DBS Indonesia melalui beberapa tahap. Calon karyawan melamar secara daring melalui situs karier, lalu melalui proses wawancara secara tatap muka, dilanjutkan dengan penawaran remunerasi secara daring.

Apabila kedua belah pihak telah sepakat, proses berikutnya adalah pemeriksaan kesehatan di klinik yang bekerja sama dengan perusahaan, kemudian calon karyawan mengirimkan dokumen latar belakang yang diperlukan. Jika semua berjalan lancar, calon karyawan akan diminta datang ke kantor untuk penandatanganan kontrak. Ketika karyawan sudah resmi bergabung, mereka akan melewati proses orientasi secara tatap muka.

Beradaptasi dengan situasi pandemi, tahapan yang sebelumnya dilakukan secara tatap muka dialihkan menjadi daring. Proses wawancara misalnya, dilakukan secara virtual menggunakan aplikasi Teams atau Webex.

Jika didukung dengan koneksi internet memadai, cara ini lebih efektif bila dibandingkan dengan wawancara tatap muka. Hal ini disebabkan karena para kandidat lebih mudah untuk mengatur jadwalnya untuk hadir dalam sesi wawancara secara daring dibandingkan harus menyediakan waktu untuk datang ke kantor DBS atau lokasi wawancara secara tatap muka. Beberapa tes baik untuk penilaian kepribadian, kognitif maupun keterampilan pun juga diberikan dan dikerjakan secara daring.

Pada awal pandemi saat situasi tidak memungkinkan untuk beraktivitas secara leluasa di luar rumah, pemeriksaan kesehatan untuk sementara waktu diganti dengan kelengkapan deklarasi kesehatan yang diisi oleh calon karyawan.

Setelah keadaan kondusif calon karyawan tetap melakukan pemeriksaan kesehatan di klinik yang ditunjuk DBS. Untuk mempercepat proses, persetujuan kontrak dilakukan secara daring melalui kiriman surel yang diamankan menggunakan kata sandi, sambil menunggu penandatangan kontrak secara basah. Demikian halnya dengan proses orientasi yang dilakukan secara virtual setelah calon karyawan resmi bergabung.

Di tahun 2020, Bank DBS Indonesia sempat melakukan survei terhadap karyawan yang pernah melewati proses perekrutan baru secara digital ini. Hasilnya 99% partisipan merasa puas dengan prosesnya. Survei terhadap kepuasan manajer yang bekerja sama dengan tim rekrutmen juga dilakukan di tahun 2020 dan 2021. Dari skala 5, hasil kepuasan manajer adalah di atas 4.4 yang mencerminkan para manajer merasa puas dengan proses rekrutmen yang dilakukan.

Tidak lama semenjak Covid-19 melanda Indonesia, Bank DBS Indonesia telah melakukan banyak penyesuaian cara kerja. Termasuk di antaranya adalah memastikan kesehatan dan keamanan para karyawannya melalui tes PCR dan antigen berkala sesuai dengan kebutuhan, mengupayakan penerapan sistem kerja dari rumah dengan rasio karyawan saat ini lebih dari 80% WFH, menyediakan 1.000 laptop dalam sebulan di awal pandemi untuk dipergunakan karyawan bekerja di rumah.

Selain itu, memberikan paket kesehatan bagi para karyawan, memiliki situs komunikasi internal terkait Covid-19, bekerja sama dengan beberapa rumah sakit di Indonesia, melakukan vaksinasi karyawan lewat program Vaksin Gotong Royong, dan meluncurkan platform radio daring TOGETHER FM sebagai wadah hiburan dan interaksi antar karyawan selama masa pandemi.

Terlepas dari tekanan yang dihadapi semua sektor industri akibat kondisi yang ada saat ini, Bank DBS Indonesia justru merekrut karyawan baru sebanyak hampir dua kali lipat di masa pandemi. Dari sebelumnya merekrut 500 orang di 2019 menjadi 900 orang di akhir 2020 dan terus memperkuat proses perekrutan karyawan dengan memastikan proses penerimaan karyawan yang berkualitas.

Perusahaan juga terus mempertimbangkan kandidat internal maupun merekrut kandidat eksternal, melalui pemasangan iklan, pemanfaatan program referensi karyawan serta menjalin kerja sama dengan universitas-universitas terkemuka. Tentunya hal ini ditunjang oleh penggunaan teknologi terkini untuk memudahkan para pihak yang terlibat sehingga service level recruitment yang telah disepakati bersama dapat secara konsisten tercapai.

Departemen SDM memainkan peranan sangat penting dalam membangun budaya yang inovatif dan proaktif untuk membantu perusahaannya merespons pandemi, dan Departemen SDM Bank DBS Indonesia berhasil menunjukkan hal itu, baik kepada perusahaan maupun calon karyawannya.

"Hal ini sejalan dengan salah satu misi Bank DBS Indonesia yaitu 'joyful banking', di mana hal ini tidak hanya diterapkan untuk nasabah tetapi juga karyawan dan calon karyawan sehingga mereka dapat menikmati proses rekrutmen yang dilakukan secara ringkas, aman dengan platform digital," ujar Head of Human Resources Bank DBS Indonesia Aries Sunu.

Untuk yang ingin membaca berbagai cerita-cerita inspiratif Portraits of Purpose bisa juga melihatnya di tautan berikut ini.