Intip 6 Fitur GreatDay Enterprise, Bikin Pengelolaan SDM Lebih Baik

Di era pesatnya kemajuan teknologi saat ini, pengelolaan sumber daya manusia (SDM) semakin praktis dan terpusat berkat perangkat lunak HRIS. Software HRIS diciptakan untuk membantu dan mempermudah perusahaan dalam pengelolaan informasi dan sumber daya manusia.

Kini aplikasi HRIS dibuat fleksibel dan praktis melalui versi mobile yang memungkinkan perusahaan mengelola informasi karyawan, melacak kehadiran, mengelola penggajian, dan memfasilitasi pengembangan karir karyawan tanpa terbatas ruang dan waktu.

Untuk itu, GreatDay HR hadir dengan produk terbaru, GreatDay Enterprise, yang dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan pengguna perangkat lunak HRIS. Melalui GreatDay Enterprise, pengguna mendapatkan fungsi optimal dari aplikasi HRIS, terutama untuk perusahaan dengan beberapa cabang dan pengelolaan gaji.

Berikut 6 fitur GreatDay Enterprise yang diharapkan mampu memaksimalkan manajemen SDM di setiap industri, terutama perusahaan multi-company.

1. Payroll V.02

Fitur Payroll V.02 atau versi kedua merupakan fitur yang memungkinkan perusahaan untuk mengelola penggajian lebih cepat dan akurat.

Pada versi kedua ini terdapat langkah alur proses penggajian yang diciptakan khusus untuk mencapai 0 persen kesalahan hitung sebelum melakukan transfer. Selain itu, terdapat penambahan menu Attendance Interface, Claim Interface, serta Employee Payroll Data.

Attendance Interface merupakan menu di mana proses dilakukannya rangkuman data kehadiran selama satu bulan atau sesuai tanggal cut off yang sudah ditentukan. Lalu, terdapat juga fungsi edit untuk mengubah data summary dan reprocess untuk memperbarui data kehadiran, employee attendance list, employee leave list, employee overtime list, employee pending requests.

Kemudian melalui Claim Interface, ketika terdapat nilai klaim yang tidak sesuai dengan yang diajukan, nilai tersebut dapat langsung diubah atau diedit.

Selanjutnya, Employee Payroll Data memungkinkan pengeditan komponen gaji atau data nilai gaji. Selain itu, terdapat juga fungsi yang dapat memberikan pengingat kepada admin atau pengguna atas data yang belum/lupa di-input. Misalnya, ketika dalam data payroll karyawan terdapat beberapa nama yang nominal gajinya belum dimasukkan. Admin akan diberikan notifikasi pengingat atas data tersebut sehingga bisa segera melakukan input data nominal gaji yang terlewat.

2. Multi-company

Melalui fitur Multi-company pengguna diberikan kebebasan akses untuk menambahkan dan melakukan kustomisasi konfigurasi entitas perusahaannya sendiri. Dengan begitu, admin dapat mengatur jumlah perusahaan yang akan menggunakan sistem GreatDay Enterprise serta menentukan konfigurasi tanpa bantuan dari tim GreatDay HR dan tanpa penambahan biaya.

Misalnya, perusahaan A memiliki anak perusahaan dengan NPWP serta lokasi yang berbeda. Induk perusahaan A mencoba aplikasi GreatDay Enterprise selama beberapa bulan dan merasa sangat terbantu oleh sistemnya.

Kemudian, pengguna ingin menerapkannya ke anak perusahaannya. Tanpa harus meminta bantuan tim GreatDay HR, admin dapat langsung menambahkan anak perusahaan tersebut ke dalam sistem aplikasi GreatDay Enterprise serta menentukan konfigurasi sistem yang akan diterapkan.

3. Approval Flow

Sama halnya dengan fitur lainnya, fitur Approval Flow juga memberikan fleksibilitas tinggi bagi penggunanya.

Melalui Approval Flow, pengguna dapat menentukan kategori request atau permintaan dan menentukan alur persetujuan yang berlaku untuk setiap kategori request, siapa saja atau departemen mana yang berwenang untuk memberikan persetujuan melalui fungsi filtering.

Misalnya, untuk permintaan cuti, karyawan dari departemen A harus mendapatkan persetujuan dari supervisor, manajer, dan HR. Sedangkan untuk permintaan business trip, karyawan tersebut harus mendapatkan persetujuan hanya dari supervisor saja dan manajer sebagai yang mengetahui.

Selain itu, pengguna juga bisa menambahkan dan membuat approval flow atau alur persetujuan baru. Dalam hal ini, fleksibilitas Approval Flow bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Misalnya, karyawan A mengajukan cuti dan pengajuan tersebut harus disetujui oleh supervisor, manajer, dan HR. Namun terkadang, terlalu banyak pihak yang harus memberikan persetujuan membuat pengajuan terkendala, apalagi jika salah satu pihak yang seharusnya memberikan persetujuan sedang off.

Dengan Approval Flow, alur persetujuan yang rumit bisa dibuat menjadi lebih sederhana. Persetujuan cuti yang tadinya harus melalui persetujuan oleh 3 pihak, bisa dibuat menjadi 2 pihak yang menyetujui, dan 1 pihak sebagai pengawas atau pihak yang mengetahui. Fungsi ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan kebijakan setiap perusahaan.

4. Menu Access

Melalui fitur Menu Access, pengguna dapat menentukan pihak mana yang diberikan akses ke seluruh menu yang terdapat di aplikasi dan pihak mana yang hanya diberikan akses untuk sebagian menu.

Jadi, admin dapat mengatur menu apa saja yang dimunculkan di dalam aplikasi setiap pengguna. Selain itu, terdapat juga fungsi employee grouping yang memungkinkan admin untuk mengatur menu apa saja yang bisa diakses oleh pengguna di lokasi tertentu.

Misalnya, perusahaan A memiliki 2 cabang di daerah yang berbeda. Admin HR di cabang 1 diberikan fleksibilitas untuk dapat mengakses seluruh menu yang ada di aplikasi, sedangkan Admin HR di cabang 2 hanya diberikan akses pada menu-menu tertentu saja.

Selanjutnya, admin juga bisa mengatur akses menu yang dimunculkan di aplikasi yang digunakan oleh Admin HR dan karyawan.

Misalnya, Admin HR memiliki akses penuh ke semua menu yang ada di aplikasi. Admin HR bisa menjalankan fungsi view, edit, add, dan delete. Sedangkan karyawan tidak memiliki akses tersebut.

Selain itu, menu yang ditampilkan di aplikasi Admin HR lebih banyak dan lengkap, sedangkan di aplikasi yang digunakan karyawan hanya menampilkan 1 atau 2 menu saja.

5. Data Access

Melalui fitur Data Access admin dapat mengatur data apa saja yang dapat diakses oleh setiap pengguna di perusahaan. Selain itu, admin juga dapat menentukan leveling data sesuai dengan jabatan dalam pengaksesannya.

Misalnya, karyawan A dan karyawan B di departemen/divisi yang sama memiliki akses ke menu yang sama yaitu Payroll, namun untuk akses datanya bisa dibedakan.

Karyawan A yang merupakan Admin Payroll hanya diberikan akses ke data karyawan level staff saja. Sedangkan karyawan B yang merupakan Manajer Payroll, memperoleh akses bukan hanya ke data karyawan level staff saja, namun level atas seperti manajer, direktur, dan lain seterusnya,

6. Mass Approval

Terakhir adalah fitur Mass Approval yang dikembangkan untuk membuat proses persetujuan menjadi lebih ringkas. Melalui fitur ini, proses persetujuan yang banyak dapat dilakukan secara serentak dan masif berdasarkan daftar persetujuan yang ada (list of approval).

Dengan fitur Mass Approval, permintaan yang harus disetujui dalam jumlah yang banyak dapat dilakukan sekaligus sehingga menghemat waktu dan tenaga.

Misalnya, supervisor A memiliki daftar persetujuan sebanyak 100 karyawan dalam waktu 1 hari. Dengan kesibukan seorang supervisor, maka hal tersebut tentu akan menghabiskan cukup banyak waktu jika dilakukan satu per satu.

Melalui Mass Approval, supervisor tersebut hanya perlu menceklis seluruh permintaan yang ada di daftar dan menyetujui semuanya secara bersamaan.