Cara Membuat Google Drive yang Bisa Diakses Semua Orang

Selain berfungsi sebagai penyimpanan online, Google Drive juga mampu untuk membagikan (share) dokumen pada orang lain sehingga mempermudah kerja kolaboratif.

Fitur Google Drive untuk yang bisa diakses semua orang (publik) ini tentu memudahkan penggunanya untuk berbagi file apa pun kepada orang lain hanya melalui tautan.

Sebab share dokumen atau file yang dilakukan secara manual, terlebih penerimanya lebih dari satu orang alias tim, tentu akan menyita waktu lama dan tak efisien.

Fitur publik ini jauh lebih praktis dan cepat. Untuk dapat berbagi file dengan orang lain berapa pun anggotanya, Anda hanya tinggal melakukan beberapa kali klik, tak sampai lima menit.

Sementara si penerima, tak cuma dapat membuka file Anda kirim. Mereka juga dapat mengakses seperti memberikan komentar, menyunting, dan mengunduh dokumen dalam Google Drive tersebut.

Cara Memberikan Akses File Google Drive ke Publik

Agar orang lain bisa melihat dokumen yang dibagikan, penerima perlu mendapatkan tautan ke link tersebut, caranya:

1. Log in ke akun Google Drive, lalu pilih file yang akan anda ubah status permissionnya (klik kanan pada dokumen), maka akan muncul beberapa opsi yakni "pratinjau" > "buka dengan" > "bagikan" > "dapatkan tautan yang bisa dibagikan", dan lainnya. Pilih opsi "bagikan".

2. Sejenak tampilan pada layar akan ada tulisan "wait" atau "menunggu", itu artinya sedang proses.

3. Selanjutnya layar akan menampilkan "Bagikan dengan orang lain" > "Dapatkan tautan yang dapat dibagikan...". Kemudian pilih "Dapatkan tautan yang dapat dibagikan".

4. Selanjutnya tekan ikon seperti rantai berwarna hijau pada layar yang menandakan file publik, maksudnya ini akan memberikan akses dokumen atau file untuk publik

5. Akhiri dengan mengklik "Beres"

Cara Memberikan Akses File Google Drive ke antar-Email

Alih-alih membagikan ke semua orang, Anda juga dapat mengatur agar orang tertentu saja yang dapat mengakses dokumen yang telah tersimpan di Google Drive. Atau dalam kata lain, berbagai langsung ke satu atau beberapa alamat e-mail.

Berikut cara memberi akses file di Google Drive antar-email.

1. Klik kanan pada mouse di dokumen yang telah tersimpan, kemudian akan muncul beberapa opsi, pilih dan klik "share"

2. Akan muncul tampilan yang berisi "People", simbol pensil.

3. Pada bagian people itulah, masukkan alamat e-mail yang ingin Anda berikan akses

4. Pilih kedudukan pihak yang akan diberikan akses dokumen, ada beberapa pilihan, yakni;

- can edit (boleh menyunting dokumen yang telah kita bagikan)

- can comment (boleh memberikan komentar)

- can view (hanya boleh melihat saja)

5. Tulis pesan kepada orang tersebut jika ingin memberikan tambahan keterangan apa yang harus ia kerjakan pada dokumen yang telah dibagikan atau hal lainnya.

Intinya hal itu berfungsi sebagai keterangan bagi si penerima dokumen.

6. Langkah terakhir adalah klik "Send", kemudian tunggu beberapa saat, maka orang yang telah Anda pilih akan mendapatkan akses.

Cara Memberikan Akses File Google Drive

Bagi orang yang telah diberikan akses untuk melihat dokumen Anda, ia pun tidak serta merta bisa membagikan ulang dokumen itu ke lain pihak dengan semaunya.

Google sudah membikin batasan-batasan terkait hak dan privasi sebagai antisipasi pencegahan kebocoran data penting.

Namun jika Anda memang ingin memberikan akses lebih luas lagi dan memperbolehkan penerima membagikannya ke publik, berikut caranya:

1. Pilih dokumen yang hendak dibagikan

2. Kemudian pilih "share" atau "bagikan"

3. Pada layar akan muncul beberapa opsi, pada bagian "Under Get Link", pilih "tap link settings"

4. Pilh "Public Link"

5. Setelah melakukan semua langkah tersebut, pilih "Done" atau selesai

6. Copy dan Paste link itu dalam e-mail atau situs lainnya sebagai tempat membagikan link

7. Dengan demikian, orang yang tadinya Anda batasi telah mendapatkan akses membagikan dokumen ke orang lain.

Hal di atas adalah cara membuat Google Drive bisa diakses publik. Apabila Anda memutuskan untuk menyebarkannya, pastikan file atau dokumen yang dibagikan tak mengandung informasi sensitif dan terbatas seperti data penting perusahaan.

Namun jika file tersebut aman dan sekadar informasi umum, berbagi akses melalui Google Drive bisa menjadi solusi praktis untuk meringankan pekerjaan Anda. Selamat mencoba!