Surat Dinas: Pengertian, Ciri-Ciri, Fungsi, dan Contohnya

Kamu mungkin pernah melihat surat lamaran pekerjaan, permohonan izin, dan pengantar dalam kegiatan sehari-hari. Surat-surat tersebut termasuk dalam contoh surat dinas.

Ciri-ciri surat dinas memang tidak sama dengan surat pribadi dan niaga. Seperti namanya, surat dinas bersifat resmi. Berbeda dengan surat pribadi yang bersifat personal sehingga isinya lebih bebas dan bersifat tidak resmi serta menggunakan bahasa yang santai.

Lihat Juga : Pengertian, Struktur, dan Contoh Teks Berita

Hal paling mencolok yang terdapat pada surat dinas adalah kop atau kepala surat dan alamat yang dituju. Untuk lebih lengkapnya, simak ulasan tentang surat dinas berikut ini.

Pengertian Surat Dinas

Ilustrasi. Pengertian, fungsi, jenis, dan ciri-ciri surat dinas (Unsplash/Pixabay)

Mengutip Modul Jurnal Ilmu Pendidikan LPMP Kalimantan Timur, surat dinas adalah surat yang dibuat oleh suatu badan perusahaan, organisasi, atau instansi tertentu (Arifin 1987:6).

Menurut Sudarsa, dkk (1992:4), surat dinas adalah segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi.

Modul Surat-Menyurat Dalam Bahasa Indonesia menjelaskan surat dinas merupakan komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan dan kegiatan instansi yang penting dalam pengelolaan administrasi seperti pemberitahuan, penjelasan, permintaan, dan pernyataan pendapat.

Ditambahkan dari Modul Bahasa Indonesia, surat dinas merupakan surat yang ditulis dalam situasi dan kepentingan yang bersifat formal.

Ada banyak contoh surat dinas, yaitu: surat keterangan, surat undangan, pengumuman, surat edaran, surat kuasa, surat perintah tugas, surat pengantar, surat permohonan izin, surat lamaran pekerjaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, dan surat perjanjian.

Lihat Juga : Teks Eksposisi: Pengertian, Tujuan, Struktur, Ciri-Ciri, dan Contoh

Ciri-Ciri Surat Dinas

Dirangkum dari beberapa sumber, berikut ciri-ciri surat dinas yang perlu kamu ketahui, meliputi:

1. Surat ditulis oleh pribadi atau atas nama lembaga pemerintahan, perusahaan atau organisasi yang ditujukan ke suatu lembaga atau sebaliknya.
2. Isi surat dinas bersifat resmi.
3. Penggunaan bahasa tidak seperti surat pribadi yang "berbunga-bunga" tetapi singkat, jelas, dan berpola tetap.
4. Surat dinas tidak terlalu panjang dan bertele-tele tetapi langsung pada intinya.
5. Format surat dinas dapat berupa lurus penuh, lurus, setengah lurus, lekuk dan paragraf menggantung.
6. Surat dinas memiliki bagian kepala surat atau kop surat, nama tempat dan tanggal surat, nomor surat, lampiran, perihal, alamat yang dituju, salam pembuka, paragraf pembuka, paragraf isi, paragraf penutup, salam penutup, tanda tangan, nama jelas penanda tangan, jabatan dan tembusan.

Fungsi Surat Dinas

Dilihat dari keberadaannya, surat dinas memiliki beberapa fungsi, di antaranya:

• sebagai bukti autentik,
• alat pengingat,
• bukti historis,
• pedoman kerja, dan
• sebagai duta atau wakil penulisnya.

Lihat Juga : Surat Pribadi: Pengertian, Struktur Bagian, Ciri-Ciri, dan Contoh

Demikian ulasan terkait ciri-ciri surat dinas, fungsi dan jenisnya yang perlu kamu ketahui. Semoga bermanfaat!