Apa Itu Benchmarking? Ini Pengertian, Tujuan, dan Cara Melakukannya
Benchmarking adalah istilah yang sering digunakan dalam dunia bisnis saat membandingkan sesuatu. Namun sebenarnya apa itu benchmarking?
Benchmarking berasal dari kata benchmark dalam bahasa Inggris yang berarti tolok ukur. Dalam dunia bisnis istilah ini kerap digunakan dalam manajemen strategi bisnis.
Proses ini dilakukan untuk memeriksa bagaimana kompetitor mencapai kinerja tingkat tinggi dan proses yang mereka gunakan untuk mempertahankan kesuksesan tersebut.
Benchmarking sendiri dapat diterapkan terhadap produk, proses, fungsi, atau pendekatan apa pun dalam dunia bisnis.
Untuk lebih memahaminya simak pengertian, tujuan, dan cara melakukannya berikut ini.
Apa Itu Benchmarking?
Menurut Oxford Dictionary, benchmarking adalah sesuatu yang dapat diukur dan digunakan, sebagai standar yang bisa dibandingkan dengan hal-hal lain. Jadi, benchmarking merupakan tolok ukur yang digunakan untuk menilai atau membandingkan suatu hal.
Mengutip e-book Manajemen Kualitas Terpadu oleh Nilda Tri Putri, Ph.D, maksud dari benchmarking adalah teknik manajemen untuk mengukur hasil kerja (performa) organisasi/perusahaan, dengan membandingkannya pada ukuran terbaik yang dikenal di lingkungan eksternal organisasi/perusahaan.
Sederhananya, benchmarking bisa diartikan sebagai patokan atau alat analisis untuk melihat kinerja organisasi atau perusahaan.
Konsep benchmarking pada perusahaan yaitu sebagai praktik belajar dari organisasi/perusahaan lain. Konsep efisiensi yang ingin dicapai dari adanya benchmarking mengandung empat komponen dasar, yakni:
- kualitas,
- harga,
- volume produksi, dan
- biaya produksi.
Manfaat Benchamarking
Dalam buku Kekeliruan Manajer oleh Hadi Satyagraha, hakikat benchmarking yaitu belajar dari pengalaman perusahaan lain. Benchmarking menggunakan pengalaman organisasi lain, untuk membuat standar suatu organisasi dalam memperbaiki proses bisnis.
Namun, dalam melakukan hal itu kita juga perlu mendalami dan memahami faktor penyebab suksesnya organisasi yang bisa dijadikan benchmark.
Beberapa manfaat benchmarking bagi perusahaan yaitu
- bisa memperbaiki kinerja perusahaan,
- menjadi dasar untuk peningkatan kemampuan sumber daya manusia (SDM), dan
- membantu perubahan budaya perusahaan (untuk mencapai target yang diinginkan).
Tujuan Benchmarking
Dirangkum dari berbagai sumber, benchmarking memiliki beberapa tujuan, berikut di antaranya.
1. Meningkatkan penjualan
Benchmarking dapat menjadi salah cara dalam meningkatkan penjualan. Dengan melakukan identifikasi dan riset pesaing, suatu bisnis bisa menggunakannya untuk membangun strategi pemasaran dan inovasi terhadap penjualan produk/layanan.
2. Menjadi bahan evaluasi
Tujuan dari benchmarking berikutnya yaitu untuk memahami dan mengevaluasi proses bisnis. Benchmarking akan membantu untuk mencapai tujuan operasional dan langkah strategis perusahaan.
Dengan begitu perusahaan akan bisa menemukan cara terbaik untuk meningkatkan proses maupun kualitas produknya.
3. Mengembangkan infrastruktur
Tujuan benchmarking lainnya adalah untuk meningkatkan operasi (produktivitas) dan manajemen perusahaan. Hal ini akan mengarah pada aspek seperti lingkungan, keuntungan finansial, produktivitas, keandalan hingga kualitas layanan bagi pelanggan.
4. Memahami kelebihan dan kekurangan
Benchmarking memiliki tujuan untuk menetapkan sistem ukuran, dalam manajemen internal perusahaan. Saat memahami keunggulan dan kekurangannya, perusahaan dapat menggunakan langkah-langkah tersebut untuk mengidentifikasi praktik terbaik yang perlu dilakukan.
5. Memberikan informasi komparatif
Benchmarking juga berperan dalam memberikan informasi komparatif untuk manajemen senior dan pemangku kepentingan. Misalnya, pemerintah atau pihak regulator yang berwenang.
Jenis Benchamarking
Menurut Goetsch dalam e-book Manajemen Kualitas Terpadu karya Nilda Tri Putri, Ph.D, dalam praktiknya benchmarking terdiri empat jenis.
1. Internal benchmarking
Internal benchmarking adalah suatu perbandingan operasi perusahaan antara fungsi-fungsi dalam organisasi atau perusahaan itu sendiri.
Praktik benchmarking ini paling sederhana dan mudah untuk diterapkan. Pembandingnya bisa berupa kinerja dari setiap departemen atau divisi.
2. Competitive benchmarking
Seperti namanya, competitive benchmarking adalah upaya membandingkan kinerja perusahaan dengan kompetitor atau pesaingnya.
Fungsi competitive benchmarking yaitu untuk memposisikan perusahaan terhadap pesaing, yang bisa dilihat dari kualitas produk/layanan, harga, market share, dan lain-lain.
3. Functional benchmarking
Functional benchmarking melakukan investigasi pada perusahaan-perusahaan yang unggul dalam industri yang berbeda atau tidak sejenis.
Jenis benchmarking ini merupakan asumsi yang tidak membatasi perbandingan terhadap pesaing langsung.
4. Generic benchmarking
Generic benchmarking merupakan upaya untuk melakukan membandingkan proses bisnis tanpa memedulikan sama atau tidaknya jenis di antara industri-industri.
Cara Melakukan Benchmarking
Setelah mengetahui pengertian, manfaat, tujuan, hingga jenisnya, selanjutnya adalah mengetahui bagaimana cara melakukannya. Berikut cara menganalisis benchmarking.
1. Analisis proses internal
Langkah pertama untuk melakukan benchmarking adalah menganalisis proses internal. Kemudian membandingkan data yang diperoleh dengan data proses yang dimiliki internal.
Tujuannya untuk menentukan adanya kesenjangan di antara keduanya. Kita perlu membandingkan situasi kualitatif dalam hal ini.
Sebagai contohnya yakni mengenai sistem, prosedur, organisasi, hingga sikap individu. Identifikasi mengapa bisa terjadi perbedaan dan apa saja yang dapat dipelajari dari situasi tersebut.
2. Tentukan proses benchmarking
Selanjutnya adalah menentukan proses benchmarking. Tentukan juga bagaimana cara meningkatkan kualitas proses dan hasil.
Standar yang dipilih untuk proses benchmark harus berkontribusi besar terhadap perbaikan dan peningkatan kualitas.
Contohnya memperhatikan durasi waktu penyelesaian untuk setiap elemen kerja, waktu setiap titik pengambilan keputusan, jumlah pengulangan, dan kemungkinan terjadinya kesalahan pada tiap elemen.
3. Lakukan riset
Cara melakukan benchmarking berikutnya adalah melakukan riset dan pengumpulan data terkait standar yang dipilih terhadap organisasi yang akan dijadikan tolok ukur.
Berikut cara riset yang dapat dilakukan dikutip dari e-book Management Ideas: teori dan Penerapannya oleh Desi Susanti, S.P.,M.M., dkk.
- In house: melakukan penilaian terhadap informasi dalam perusahaan atau informasi yang ada. Contohnya hasil studi seperti jurnal, majalah, survei pasar, sumber pelanggan, dan lainnya.
- Pihak ketiga: dilakukan dengan menggunakan jasa pihak ketiga dalam pencarian data yang sulit didapat.
- Pertukaran langsung: dilakukan dengan merancang dan mengirimkan kuesioner kepada lembaga yang akan di-benchmark.
4. Tentukan target
Langkah berikutnya adalah menentukan kepada siapa akan dilakukan benchmark. Caranya dengan memilih perusahaan lain yang memang dipandang mempunyai reputasi atau terbaik dalam kategorinya.
5. Aplikasikan
Setelah itu, semua informasi yang telah didapat bisa diaplikasikan untuk kemudian dilanjutkan dengan tahapan uji coba (trial and error).
Selain itu perlu juga dilakukan pemantauan secara berkelanjutan sehingga informasi yang ada akan menjadi umpan balik atau perbaikan bagi tahap perencanaan berikutnya.
Itulah penjelasan mengenai apa itu benchmark, tujuan, dan cara melakukannya. Semoga bermanfaat.
(juh)