Apa Itu Contingency Plan, Manfaat, Prinsip, Contoh, dan Cara Membuat

Contingency plan adalah rencana alternatif yang sengaja dirancang untuk mengantisipasi terjadinya perubahan atau kondisi tak terduga.

Dalam konteks bisnis, contingency plan dapat memitigasi risiko atau dampak buruk pada perusahaan. Agar lebih jelas, simak pengertian contingency plan, manfaat, dan cara membuatnya.

Pengertian Contingency Plan

Contingency plan adalah istilah dalam bahasa Inggris yang berarti rencana cadangan atau rencana kontinjensi. Kontinjensi sendiri merupakan suatu keadaan atau situasi yang diperkirakan dapat terjadi tapi mungkin juga tidak.

Contingency plan ini kadang-kadang dikenal juga sebagai plan B, back up plan, atau emergency planning karena dapat berfungsi sebagai tindakan alternatif apabila segala sesuatunya tidak berjalan sesuai rencana.

Dengan kata lain, pengertian contingency plan adalah rencana alternatif yang dikembangkan untuk menghadapi ketidakpastian atau kedaruratan.

Contingency plan mungkin saja tidak akan dilakukan atau diaktifkan menjadi rencana operasi apabila keadaan yang diperkirakan tidak terjadi.

Sebab, perubahan atau kondisi darurat adalah hal yang tidak bisa dihindari sehingga diperlukan rencana kontinjensi agar dapat menghadapi segala sesuatunya dengan lebih siap dan cepat.

Saat ini, kebanyakan perusahaan besar telah memiliki rencana kontinjensi untuk menekan potensi kerusakan besar ketika terjadi krisis sekaligus mempertahankan kelangsungan bisnisnya.

Manfaat Contingency Plan

Dikutip dari laman Forbes, contingency plan dapat memiliki sejumlah manfaat ketika terjadi peristiwa yang tidak diharapkan, sebagai berikut.

1. Menghemat waktu dan biaya: Kedaruratan harus ditangani dengan cepat dan efektif. Tanpa contingency plan sebelumnya, akan ada banyak waktu dan biaya akan terbuang dalam beberapa hari pertama untuk menanggapi hal tersebut.
2. Menyelamatkan nyawa: Beberapa bencana atau kondisi darurat dapat mengancam jiwa. Memiliki contingency plan dapat membantu perusahaan mengambil tindakan cepat untuk mengurangi situasi berbahaya yang menimpa karyawan.
3. Meminimalkan kerusakan atau kerugian: Contingency adalah bagian dari mitigasi, sehingga rencana alternatif ini dapat menghindarkan dari kerugian atau dampak terburuk pada bisnis.
4. Mempercepat waktu pemulihan: Ketika kondisi yang tak diinginkan terjadi, maka butuh waktu untuk dapat kembali pulih. Dengan perencanaan yang baik, waktu pemulihan akan lebih singkat karena perusahaan tahu langkah yang harus dilakukan.
5. Menjaga reputasi: Memiliki rencana darurat dapat mempertahankan bisnis agar tetap berjalan sekaligus menjaga reputasi sebagai perusahaan yang profesional.

Prinsip-Prinsip Contingency Plan

Prinsip-prinsip utama dalam contingency plan, antara lain:

1. Praktis, sederhana, dan mudah dilakukan: Perencanaan kontinjensi harus sederhana dan mudah dilaksanakan, sehingga semua orang yang terlibat dapat dengan mudah berpartisipasi.
2. Realistis dan layak: Perencanaan kontinjensi harus realistis untuk diimplementasikan dan diterapkan dengan efektif.
3. Tepat sasaran: Perencanaan kontinjensi harus berdasarkan kebutuhan dan efisien. Selain itu, rencana kontinjensi haruslah spesifik sesuai dengan analisis dan pemantauan risiko.
4. Penggunaan sumber daya yang tepat: Rencana darurat harus menggunakan sumber daya secara efisien, efektif, dan adil untuk memenuhi kebutuhan secara tepat.
5. Terpantau dan diperbarui: Pemantauan berkala dan update memungkinkan perubahan contingency plan sesuai dengan kondisi terbaru.

Contoh Contingency Plan

Berikut contoh skenario kondisi dan penerapan contingency plan dalam perusahaan atau bisnis.

Cara Membuat Contingency Plan

Membuat contingency plan perlu melalui beberapa tahap sehingga lebih siap dalam menghadapi situasi tidak terduga yang mungkin terjadi di masa depan.

Proses penyusunan contingency plan dapat dilakukan melalui beberapa tahap, sebagai berikut.

1. Identifikasi risiko

Tahap pertama adalah pengumpulan informasi yang cukup mengenai daftar risiko yang mungkin terjadi atau memengaruhi perusahaan.

Bila perlu evaluasi dan lakukan skala prioritas risiko yang ada. Fokuskan pada risiko yang memiliki dampak tertinggi pada perusahaan.

2. Identifikasi sumber daya

Tentukan pula sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan upaya mitigasi, mulai dari sumber daya manusia (SDM), keuangan atau finansial perusahaan, peralatan, operasional, dan sebagainya.

3. Persiapkan langkah mitigasi

Rencanakan langkah-langkah mitigasi untuk setiap kemungkinan risiko dan hal-hal apa saja yang bisa dilakukan sebagai upaya preventif hingga langkah yang harus diambil saat risiko terjadi.

4. Tentukan mitra

Setelah memiliki gagasan tentang risiko yang mungkin terjadi, berikutnya adalah memilih mitra pemulihan. Mitra pemulihan berperan untuk dalam membantu bisnis melanjutkan operasi secepat mungkin setelah kejadian tak terduga terjadi.

5. Lakukan pengujian dan peninjauan berkala

Lakukan pengujian contingency plan untuk memastikan rencana tersebut efektif. Bila perlu, lakukan simulasi untuk melihat efektivitas rencana tersebut dapat berfungsi dalam situasi yang dimungkinkan.

Kemudian pelajari, tinjau, dan perbarui secara berkala untuk memastikan relevansi dari rencana tersebut dengan perusahaan.

6. Komunikasikan

Pastikan semua pihak terkait mengetahui contingency plan dan masing-masing perannya sehingga rencana yang diharapkan dapat dilaksanakan saat risiko terjadi.

Demikian penjelasan mengenai apa itu contingency plan. Contingency plan adalah proses berkelanjutan sehingga perusahaan perlu selalu menyesuaikannya seiring perkembangan perusahaan agar lebih siap dalam menghadapi situasi tak terduga.