Maba Wajib Tahu Etikanya, Begini Cara Menulis Email ke Dosen

Setiap mahasiswa perlu tahu bagaimana cara berkomunikasi ke dosen dengan baik dan sopan. Termasuk cara menulis email ke dosen untuk keperluan mengirim tugas kuliah, laporan, hingga skripsi.

Cara menulis email ke dosen mestilah memenuhi etika. Tujuannya untuk memberikan rasa hormat dan bentuk sopan santun.

Selain itu, berkomunikasi dengan sopan santun dapat menjaga hubungan baik dan kesan positif dengan dosen, terlebih jika mahasiswa membutuhkan bimbingan rutin atau bantuan akademik saat berkuliah.

Maka dari itu, mahasiswa harus memahami bagaimana cara menulis, pilihan kata yang digunakan, serta menjaga nuansa komunikasi dan seperti menghindari kesan memaksa atau bernada perintah.

Tips menulis email ke dosen yang sesuai etika

Berikut tips menulis email ke dosen yang sesuai etika untuk diperhatikan dan dapat diterapkan oleh mahasiswa.

1. Isi subjek email

Cara menulis email ke dosen pertama yang beretika ialah mengisi subjek email dengan benar. Jangan sampai membiarkan subjek email kosong. Sebab, dari subjek ini penerima bisa mengetahui dengan cepat mengenai isi dari email.

Tulis subjek email yang jelas dan spesifik, misalnya nama tugas, topik bimbingan, nama, dan nomor mahasiswa.

Contohnya bila kamu akan mengumpulkan tugas tertentu ke dosen, subjek email yang ditulis bisa seperti ini: "Pengumpulan Tugas Mata Kuliah Etika Profesi - Ahmad Maulana 24045678910"

2. Isi body email

Isi body email dengan bahasa yang formal dan sopan. Hindari menggunakan bahasa gaul, singkatan yang tidak umum, atau bahasa sehari-hari. Body email pun tak dibuat begitu saja, susun bagian ini dengan struktur berikut:

• Perkenalan diri: Sebutkan nama lengkap, NIM, dan mata kuliah yang kamu ikuti.
• Pembuka dan tujuan: Sampaikan maksud kamu mengirim email, misalnya ingin mengumpulkan tugas, menanyakan jadwal, atau meminta bimbingan.
• Penutup: Ucapkan terima kasih dan sampaikan harapan agar dosen dapat merespons.
• Lampiran: Jika mengirim dokumen, beri tahu bahwa kamu melampirkan file di email, lengkap dengan nama file dan jenis tugasnya.

3. Perhatikan ukuran lampiran

Bila hendak menyisipkan lampiran, ukuran file-nya sebisa mungkin jangan terlalu besar. Tujuannya agar memudahkan dosen jika ia ingin membuka atau mengunduhnya.

Umumnya, format lampiran yang dikirim ke dosen bentuknya PDF atau DOCX yang ukurannya tak besar.

4. Cek ulang sebelum mengirim

Bila semua tahapan di atas sudah terisi, sebelum email dikirim, luangkan waktu untuk mengecek ulang keseluruhan email. Proses pengecekan terdiri dari:

• Apakah penerima sudah benar?
• Apakah subjek sesuai isi?
• Apakah isi email jelas dan sopan?
• Apakah lampiran sudah terpasang?

Proses pengecekan ulang dilakukan demi mencegah kesalahan yang bisa membuat dosen salah paham atau tidak membalas email kamu.

5. Lakukan konfirmasi setelah mengirim

Setelah email dikirim, sebaiknya lakukan konfirmasi. Bisa melalui chat resmi atau saat bertemu langsung di kelas. Ketika konfirmasi pun kamu harus menggunakan bahasa yang sesuai. Ini penting agar email yang kamu kirim benar-benar diterima.

Konfirmasi tak perlu panjang lebar, kamu dapat menggunakan kalimat yang singkat dan jelas tapi tetap sopan dengan menggunakan kata maaf dan terima kasih.

Contohnya "Maaf Pak/Bu, saya sudah mengirim email terkait tugas akhir. Mohon konfirmasi jika sudah diterima. Terima kasih."

Contoh email ke dosen

Berdasarkan tips di atas, berikut contoh email ke dosen yang bisa kamu pakai sebagai rujukan:

Subjek: Pengumpulan Tugas Makalah Etika Profesi - 2304567891

Body Email:

Yth. Bapak/Ibu Dosen
di Tempat

Perkenalkan, saya Ahmad Maulana, mahasiswa Program Studi Ilmu Komunikasi angkatan 2024, NIM 24045678910. Saya merupakan peserta mata kuliah Public Relations yang Bapak/Ibu ampu di semester ini.

Melalui email ini, saya ingin mengumpulkan tugas makalah yang telah diberikan pada pertemuan sebelumnya, dengan topik "Public Relations di Era Digital". Tugas tersebut saya lampirkan dalam bentuk file PDF dengan nama file: Makalah_PublicRelationsDigital_Ahmad.pdf.

Apabila terdapat hal yang kurang lengkap atau perlu diperbaiki, saya siap untuk melakukan revisi sesuai arahan Bapak/Ibu.

Demikian email ini saya sampaikan. Atas perhatian dan waktu Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,
Ahmad Maulana
NIM 24045678910

Itulah cara menulis email ke dosen lengkap dengan contohnya. Semoga membantu!