Memahami Fungsi dan Bagian-Bagian Surat Dinas

Surat menjadi salah satu media atau alat untuk berkomunikasi untuk menyampaikan pernyataan atau informasi secara tertulis kepada pihak atau orang lain. Di antara banyaknya jenis surat, surat dinas digunakan untuk keperluan resmi dan formal.

Surat dinas sering kali dipakai oleh instansi pemerintahan, lembaga swasta, maupun perorangan. Agar lebih jelas, pahami pengertian, fungsi, dan bagian surat dinas.

Lihat Juga : Surat Pribadi: Pengertian, Struktur Bagian, Ciri-Ciri, dan Contoh

Apa Itu Surat Dinas?

Pengertian surat dinas adalah salah satu contoh bentuk komunikasi yang dibuat oleh instansi satu ke instansi lainnya untuk keperluan kedinasan.

Dikutip dari buku Mahir Membuat Surat Dinas dalam Sekejap (2015), surat dinas dapat berupa surat tugas, surat perjanjian, surat kuasa, surat pengantar, surat undangan dinas, surat pemberian izin, surat peringatan, surat keterangan, dan sebagainya.

Surat dinas memiliki ciri-ciri khusus yang membuatnya berbeda dengan surat biasa nonformal seperti surat pribadi. Antara lain, menggunakan bahasa resmi, terdapat kop atau kepala surat, nomor surat, serta menyertakan salam pembuka dan penutup.

Format baku surat dinas tersebut tidak boleh diubah peletakannya dan harus ditulis berurutan. Tujuannya untuk meminimalkan risiko kesalahpahaman dalam berkomunikasi dengan pihak lain.

Fungsi Surat Dinas

Secara umum surat dinas berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis yang bersifat resmi atau formal. Namun, secara khusus, surat dinas memiliki beberapa fungsi, sebagai berikut:

1. Surat dinas sebagai bukti autentik, misalnya untuk keperluan dalam sebuah perjanjian. Tujuannya agar mencegah terjadinya perselisihan atau sengketa di kemudian hari.
2. Surat dinas sebagai alat pengingat, sehingga semua kebijakan atau keputusan telah terdata dengan jelas.
3. Surat dinas sebagai bukti historis, sehingga perubahan yang mungkin terjadi di masa depan dapat ditemukan rujukannya.
4. Surat dinas sebagai pedoman kerja, yaitu memberikan kepastian dalam menjalankan kerja atau instruksi terkait mekanisme sebuah pekerjaan.
5. Surat dinas sebagai duta atau wakil penulisnya. Surat dinas yang dibuat resmi secara tidak langsung mencerminkan identitas sebuah instansi atau lembaga.

Bagian Surat Dinas

Ilustrasi. Bagian surat dinas. (iStockphoto/alvarez)

Membuat surat dinas tidak bolah sembarangan. Sebab sudah ada acuan format surat dinas yang sesuai dengan bagian-bagiannya.

Berikut 11 bagian dalam surat dinas beserta penjelasannya.

1. Kepala surat

Bagian pertama ini biasa dicetak dalam bentuk menarik dan menunjukkan ciri khas tertentu yang berhubungan dengan bisnis atau instansi. Pada bagian ini biasanya memuat:

• Nama instansi atau jawatan
• Alamat instansi atau jawatan
• Nomor telepon
• Nama alamat instansi
• Nama kotak pos.

2. Tanggal surat

Sesuai dengan namanya, bagian kedua berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat mengenai kapan surat tersebut ditulis.

Di bagian ini, kamu perlu menulis dengan jelas waktu penulisan tanpa ada penyingkatan, misalnya November menjadi Nov, atau sejenisnya.

Tulislah dengan lengkap, misalnya 11 November 2020.

3. Nomor surat

Idealnya, surat dinas memiliki nomor dan kode ang bertujuan untuk memudahkan mengatur penyimpanan dan pengarsipan surat, sehingga akan mudah bila harus mencari surat tersebut kembali saat diperlukan.

Penulisannya dianjurkan seperti berikut:

Nomor: 019.1/1350/VII/2020/Uniflazz

4. Lampiran

Penulisan lampiran terletak di bawah nomor surat yang berguna untuk mengingatkan penerima surat dan melihat kembali apa saja dan berapa banyak dokumen yang dilampirkan.

Hal yang dimaksud dapat berupa buku, foto copy, surat keterangan, brosur, kuitansi, dsb.

Berikut contoh penulisan lampiran yang benar:

Lampiran : Satu Berkas
Lampiran : Dua Eksemplar

5. Perihal surat

Penulisan perihal surat ada setelah lampiran yang berguna untuk mengetahui maksud tujuan yang akan dibahas di dalam surat dinas tersebut, misalnya:

Perihal: Permintaan Bantuan Tenaga Pengajar FKIP Bahasa Indonesia Unibos Makassar.

6. Nama dan alamat yang dituju

Seperti namanya, bagian ini berisi alamat tujuan yang menunjukkan kepada siapa kita akan mengirim surat. Penulisan alamat sebaiknya mematuhi aturan, sebagai berikut:

• Hindari penyingkatan pada alamat, tulislah dengan jelas dan lengkap
• Menggunakan sapaan Ibu, Bapak, Saudara atau Saudari
• Namun jika terdapat gelar atau pangkat, maka tidak perlu ditambah sapaan, contoh:

Yth. Prof. Dr. Mariana Zulkifli

Yth. Bapak Hari Nurdin

7. Salam pembuka

Salam pembuka dapat diibaratkan sebagai ucapan pembuka untuk memulai sebuah surat. Bagian ini menjadi salah satu pertanda surat dinas yang kita kirim sopan dan beradab atau tidak.

Usahakan gunakan kata-kata permulaan, seperti "Dengan hormat" atau "Salam sejahtera" dan sejenisnya.

8. Isi surat

Tanpa perlu dijelaskan lebih jauh, bagian isi surat berarti berisi pokok dari pembahasan suatu surat.

Oleh sebab itu, di bagian ini akan terlihat jelas tersampaikan atau tidaknya tujuan dan keinginan dari pengirim surat tersebut.

Isi surat dinas dibagi menjadi tiga bagian, yaitu paragraf pembuka, paragraf isi, dan paragraf penutup.

9. Salam penutup

Bagian salam penutup bertujuan untuk menunjukkan rasa hormat penulis surat dinas kepada penerima surat. Biasanya, jenis surat seperti ini ditutup dengan kata-kata, seperti:

• Hormat kami
• Salam sejahtera
• Salam kami

10. Tanda tangan, nama jelas, dan jabatan

Bagian ini adalah tempat bagi pengirim untuk menunjukkan identitasnya kepada penerima surat.

Selain sebagai penunjuk identitas, surat dinas juga dianggap sah jika ditandatangani oleh orang-orang yang bersangkutan dalam suatu instansi atau organisasi.

Berikut contoh penulisannya:

Kepala Dinas Kesehatan Kota Bandung,

Dr. H. Rinno Ilham, M.Si

Pangkat. ...
NIP. ......

11. Tembusan

Kata tembusan biasanya terdapat di sebelah kiri pada bagian kaki surat dinas yang lurus dengan nomor surat, lampiran, dan perihal, serta sejajar dengan penanda tangan surat.

Sebagai contoh, berikut penulisan tembusan yang benar:

Tembusan:

1. Rektor Universitas Indonesia
2. Dekan FISIP Universitas Indonesia

Lihat Juga : Surat Dinas: Pengertian, Ciri-Ciri, Fungsi, dan Contohnya

Demikian penjelasan tentang fungsi dan bagian surat dinas yang perlu kamu ketahui. Semoga dapat menjadi pedoman ketika nantinya harus menulis surat dinas.