5 Tahapan Metode Kanban Ini Buat Pekerjaan Rumit Jadi Simpel

Salah satu metode produktivitas yang populer dari Jepang, yaitu kanban. Metode ini banyak digunakan di perusahaan untuk kerja tim, tetapi kamu bisa menerapkannya juga untuk tugas personal.

Dengan menggunakan metode kanban, kamu bisa memecah pekerjaan besar menjadi tugas-tugas kecil.

Kemudian, kamu bisa memantau perkembangannya dengan cara visualisasi melalui papan, baik itu fisik maupun digital. Kamu perlu tahu cara menerapkan metode kanban untuk meningkatkan produktivitas.

Cara menerapkan metode kanban

Mengutip Investopedia, kanban dikembangkan oleh Taiichi Ohno, seorang insinyur industri di Toyota. Kata "kanban" itu sendiri dalam bahasa Jepang artinya "kartu visual".

Jadi, sistem kanban menggunakan isyarat visual untuk mendorong tindakan yang diperlukan agar proses kerja tetap berjalan.

Merangkum dari berbagai sumber, berikut ini cara menerapkan metode kanban:

1. Pilih alat kanban yang sesuai

Metode kanban bisa dilakukan manual dan digital. Jika ingin melakukannya secara manual, kamu bisa menggunakan papan atau kertas besar. Lalu gunakan sticky note untuk menuliskan tugas-tugas yang hendak dilakukan.

Buatlah tabel di papan atau kertas, lalu tempelkan sticky notes di kolom yang tepat. Pindahkan sticky note ke kolom yang sesuai dengan progres kerjamu. Cara lain, kamu bisa menggunakan tools atau aplikasi digital yang lebih praktis.

2. Siapkan kolom terkait tahapan progres kerja

Saat membuat tabel, bagi dalam beberapa kolom sesuai alur kerjamu. Kolom yang umumnya dipakai ada tiga, yaitu "Harus Dilakukan", "Sedang Dikerjakan," dan "Selesai".

Namun, kamu bisa memodifikasi alur kerja yang sesuai dengan jenis pekerjaan atau profesimu. Misalnya, kamu sedang menulis buku, kamu bisa buat kolom untuk "wawancara", "transkripsi", "penulisan", "penyuntingan", hingga "proofreading".

3. Buat kartu kanban

Kartu kanban merupakan item pekerjaan spesifik yang bisa dipindah-pindahkan di antara kolom alur kerja di papan kanban. Jika melakukan secara manual, kartu ini bisa diganti dengan sticky notes.

Contohnya, saat kamu sedang belajar bahasa baru, kamu bisa membuat kartu kanban seperti "Menghafal 10 kosakata baru", "Membuat 10 kalimat", "Latihan pengucapan selama 10 menit," dan sebagainya.

4. Pindahkan kartu kanban ke arah kanan

Buatlah kolom alur kerja dari kiri ke kanan. Jadi, kartu kanban selalu dimulai dari sebelah kiri, kemudian dipindahkan ke arah kanan jika sudah mulai dikerjakan.

Misalnya, pindahkan kartu dari kolom "Harus Dilakukan" ke kolom "Sedang Dikerjakan" untuk menandakan kamu sedang memulai pekerjaan tersebut.

5. Tinjau ulang papan kanban

Sistem kanban bisa membantumu memvisualisasikan proyek secara keseluruhan. Jadi, meskipun proyek atau pekerjaan sudah selesai, kamu masih bisa meninjaunya kembali.

Hal ini dapat membantumu untuk evaluasi. Misalnya, menentukan tugas mana yang harus dilakukan terlebih dahulu agar tugas lainnya bisa lanjut dikerjakan. Bisa juga kamu mengevaluasi kembali kuantitas pekerjaan, apakah terlalu banyak atau cukup.

Dengan meninjau ulang papan kanban secara rutin, kamu bisa menemukan di mana letak hambatan dan tantangan terhadap pekerjaanmu.

Dengan mengetahui cara menerapkan metode kanban untuk pekerjaan atau proyek, kamu tidak hanya bisa meningkatkan produktivitas, tetapi juga bisa mengevaluasinya. Selamat bekerja!