Mengenal Bagian-Bagian Surat Resmi Lengkap dengan Contoh

Surat resmi adalah surat yang ditulis untuk menyampaikan informasi menyangkut hal-hal tugas atau kegiatan organisasi, instansi, lembaga.

Berbeda dengan surat pribadi, bagian-bagian surat resmi memiliki ciri khusus yang membuatnya mudah untuk dikenali.

Lihat Juga : Memahami Fungsi dan Bagian-Bagian Surat Dinas

Perbedaan Surat Resmi dengan Surat Pribadi

Pada dasarnya, semua surat memiliki bagian-bagian penting yang sama tetapi fungsi dan tujuan pembuatannya berbeda.

Berikut perbedaan antara surat resmi dan surat pribadi.

• Surat pribadi bersifat kekeluargaan, persahabatan, atau perkenalan, sedangkan surat resmi bersifat resmi atau kedinasan karena melibatkan instansi.
• Surat pribadi ditulis oleh perorangan, sedangkan surat resmi diterbitkan oleh kantor-kantor, jawatan pemerintahan, dan lain sebagainya.
• Surat pribadi menggunakan bahasa yang santai dan cenderung tidak formal, sedangkan surat resmi menggunakan ragam bahasa resmi dan baku dengan ejaan yang sesuai.
• Surat pribadi umumnya memiliki bagian: tempat serta tanggal pembuatan surat, alamat yang dituju, salam pembuka, isi surat, kalimat penutup, serta tanda tangan serta nama jelas.

Lihat Juga : Surat Pribadi: Pengertian, Struktur Bagian, Ciri-Ciri, dan Contoh

Bagian-Bagian Surat Resmi

Surat resmi memiliki struktur yang terdiri atas bagian-bagian di dalamnya, sebagai berikut:

1. Kepala atau kop surat

Kepala surat merupakan bagian paling atas yang ada dalam surat resmi. Bagian surat ini memuat nama, logo, alamat lembaga atau instansi pengirim surat.

Fungsi kop surat adalah sebagai identitas atau penanda si pengirim surat.

2. Tempat dan tanggal surat

Pencantuman tempat dan tanggal surat bertujuan untuk memberikan informasi mengenai kapan dan dari mana surat itu tersebut dikirim.

Penulisan kedua elemen ini harus dipisah dengan tanda koma dan diakhiri dengan tanda titik.

Contoh, Bandung, 17 Agustus 2023.

3. Nomor surat

Penomoran surat dilakukan untuk memberikan tanda urutan dalam lembaga atau instansi pengirim agar surat tersebut resmi terdaftar dan mudah dicari ketika suatu saat dibutuhkan kembali.

Penggunaan nomor surat biasanya meliputi: nomor urut penulisan, kode surat, tanggal, bulan, dan tahun penulisan surat.

Contoh,
Nomor: 522/ 21/ SMKN281/ XI / JKT/ 2023

Nomor tersebut berarti surat yang dikeluarkan bernomor ke-21 dan dikeluarkan oleh SMKN 281 Jakarta di tahun 2023.

4. Lampiran

Bagian ini merupakan penjelas bila ada berkas atau dokumen lain yang disertakan dalam surat resmi tersebut. Apabila tidak terdapat berkas tambahan maka tidak perlu ada lampiran.

Penulisan lampiran biasanya disebut jumlah lembar, berkas, atau eksemplar dengan huruf atau angka. Model penulisan lampiran dapat ditulis di sebelah kiri atas ataupun di kiri bawah surat.

Contoh,
Lampiran: 2 Berkas

5. Hal atau perihal

Perihal diisi sesuai dengan maksud dari surat. Bagian ini bertujuan untuk memberikan petunjuk tentang kepentingan dan isi pokok dalam surat yang dikirim agar penerima mudah mengerti inti dari isi suratnya.

6. Alamat tujuan atau penerima

Alamat menunjukkan tujuan pengiriman surat dan identitas penerima surat. Penulisan alamat biasanya menggunakan sapaan Bapak/Ibu atau Yth.

Contoh,
Yth. Direktorat Pendidikan RI
Jalan Pangeran Diponegoro 68, Jakarta 10040

Yth. Direktur Pemasaran Penerbit Jendela Ilmu
Jalan Wahid Hasyim No. 15, Surabaya

7. Salam pembuka

Bagian surat resmi berikutnya adalah salam pembuka. Bagian ini biasanya berisi sapaan awal sebagai pembuka pembicaraan yang diawali huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.

Contoh salam pembuka dalam surat resmi yakni, dengan hormat, selamat sejahtera, assalamualaikum, dan lain-lain.

8. Isi surat

Isi surat adalah bagian paling penting dalam surat. Karena bagian ini memuat apa saja hal-hal yang ingin disampaikan oleh pengirim surat.

9. Salam penutup

Salam penutup berada di akhir surat yang berisi salam akhir untuk menambah kesantunan dalam berpesan.

Sebenarnya bagian ini tidak harus ada, tetapi alangkah lebih jika pengirim menulis bagian ini agar surat menjadi lebih sopan dan formal.

Contoh salam penutup yakni, hormat kami, salam takzim, wasalam, dan sebagainya.

10. Nama pengirim dan tanda tangan

Bagian ini terletak di paling bawah surat yang menunjukkan siapa dan dari mana pengirim berasal.

Contoh:
Kepala Sekolah SD Kartika VII Jakarta

Hedi Santoso, S.Pd
NIP: 1221390593478

11. Tembusan

Tidak semua surat resmi memiliki tembusan, tetapi jika ada maka bagian ini dimaksudkan agar surat disampaikan juga kepada pihak lain tersebut.

Lihat Juga : 3 Cara Membuat Surat Izin Tidak Masuk Sekolah dan Contohnya

Contoh Surat Resmi

Sesuai dengan ketentuan bagian-bagiannya, berikut contoh surat resmi yang benar:

SMA Avicenna Jakarta
Jl. Grand Oliver No. 12 Jakarta
No. Telp. (021) 68706459
-------------------------------------------------------------------------------

Jakarta, 22 Juli 2022

No : 231/ SMA Avicenna Jakarta/2022
Lampiran : -
Perihal: Pengambilan rapor

Kepada
Yth. Orang tua/wali murid Kelas X, XI, XII SMA Avicenna Jakarta
di tempat

Dengan hormat,

Kami mengundang Bapak/Ibu selaku orang tua wali murid untuk datang dalam acara pengambilan rapor siswa kelas X, XI, dan XII SMA Avicenna Jakarta yang dilaksanakan pada:

Hari, tanggal: Jumat, 25 Juli 2022
Waktu: 08.00 s/d selesai
Tempat: Ruang kelas siswa masing-masing

Besar harapan kami agar Bapak/Ibu/Saudara dapat hadir tepat pada waktunya. Atas perhatiannya, kami mengucapkan terima kasih.

Kepala SMA Avicenna Jakarta,

Drs. Dedi Supriadi, M.Pd
NIP 3354676444865

Itulah bagian-bagian surat resmi beserta contohnya. Semoga membantu.