Apa Itu Petty Cash, Fungsi, dan Contoh Laporannya

Petty cash adalah dana yang digunakan saat membutuhkan pengeluaran mendadak. Petty cash atau dikenal juga dengan sebutan kas kecil ini memiliki fungsi yang cukup penting.

Dalam sebuah perusahaan, petty cash umumnya digunakan jika perusahaan membutuhkan dana untuk transaksi secara mendadak.

Lihat Juga : Apa Itu Contingency Plan, Manfaat, Prinsip, Contoh, dan Cara Membuat

Untuk lebih memahami apa itu petty cash, kamu harus mengetahui pengertian, fungsi, dan contoh laporannya berikut ini.

Apa Itu Petty Cash?

Ilustrasi. Apa itu petty cash? Ini pengertian, fungsi, dan contoh laporannya (CNN Indonesia/Adi Maulana)

Dilansir dari Investopedia, petty cash adalah sejumlah dana perusahaan yang disimpan untuk membayar kebutuhan mendadak, seperti perlengkapan kantor atau reimbursement/penggantian karyawan.

Sementara itu, dikutip dari situs Kemenkop UKM, petty cash adalah alat pembayaran harian yang bersifat rutin untuk kebutuhan operasional perusahaan.

Kas kecil sendiri berbentuk uang tunai dalam jumlah sedikit yang dikhususkan untuk biaya kebutuhan perusahaan sehari-hari.

Transaksi pembelanjaan suatu barang menggunakan petty cash dapat dikelola oleh asisten bendahara maupun sekretaris sehingga mereka bertugas untuk mencatat keluar masuknya dana.

Seseorang yang memegang petty cash tak sekadar mengatur pengeluaran tapi juga perlu mencatat semua pengeluaran masuk dan keluar di dalam buku khusus petty cash.

Lihat Juga : Apa Itu Market Share? Ini Fungsi, Jenis, dan Cara Menghitungnya

Fungsi Petty Cash

Ada sejumlah fungsi dari penerapan petty cash di dalam sebuah perusahaan. Berikut beberapa fungsinya yang dihimpun dari laman Accounting Universitas Bina Nusantara.

1. Membayar tagihan

Apabila ada tagihan dalam jumlah kecil, perusahaan dapat membayarnya dengan menggunakan petty cash. Setiap perusahaan sendiri memiliki tagihan dengan jumlah yang berbeda-beda.

2. Dana cadangan

Dalam menjalankan bisnis, pelaku usaha harus siap menghadapi kebutuhan mendadak yang tidak pernah diprediksi sebelumnya.

Kebutuhan mendadak tersebut bisa dibayar menggunakan dana di dalam petty cash.

3. Dana langsung perusahaan

Fungsi petty cash berikutnya adalah perusahaan tidak perlu bingung mengurus tagihan sebab dapat membayarnya dari dana di petty cash.

4. Proses pembayaran cepat

Dengan hadirnya petty cash, perusahaan juga dapat lebih cepat dalam proses pembayaran. Hal ini berlaku bagi sejumlah barang yang dibeli dengan dana yang tidak banyak.

Lihat Juga : Apa Itu Benchmarking? Ini Pengertian, Tujuan, dan Cara Melakukannya

Contoh Perhitungan Petty Cash

Setelah memahami apa itu petty cash dan fungsinya, selanjutnya adalah memahami cara menghitungnya. Berikut contoh petty cash yang dihimpun dari berbagai sumber.

1. Metode tetap

Metode dana tetap atau imprest fund methode merupakan metode yang digunakan untuk pembukuan kas kecil yang jumlah rekeningnya selalu tetap.

Artinya, jumlah dana yang ditambahkan pada kas kecil nilainya sama dengan jumlah pengeluaran yang sudah dibayarkan.

Dengan begitu, setiap pengeluaran pengelola petty cash tidak langsung mencatatnya, melainkan hanya mengumpulkan bukti transaksi pengeluarannya saja.

Contoh metode tetap

Untuk memenuhi pengeluaran rutin perusahaan, PT A membuat dana kas kecil pada tanggal 3 Januari 2019 dengan menetapkan jumlah Rp225.000. Maka jurnal kas kecilnya dapat dibuat seperti berikut:

Saat kasir kas kecil mengeluarkan dana, pengeluarannya tidak dicatat dalam jurnal sehingga tidak akan mengubah jumlah nominalnya.

Akan tetapi setiap pengeluaran harus dicantumkan dalam bukti pengeluaran dan juga buku kas kecil. Kemudian selama satu minggu pertama di bulan Januari 2019, kasir kas kecil mengeluarkan rincian transaksi sebagai berikut:

• 4 Januari 2019 pembelian perlengkapan Rp20.000
• 5 Januari 2019 pembayaran rekening listrik Rp50.000
• 6 Januari 2019 pembayaran rekening telepon Rp40.000
• 7 Januari 2019 pembelian bahan baku Rp.40.000
• 8 Januari 2019 pembayaran tenaga kerja Rp.60.000

Maka dari rincian di atas ditotalkan menjadi Rp210.000.

Dari transaksi di atas jika dimasukkan ke dalam buku kas kecil, hasilnya seperti ini:

Lalu tanggal 10 Januari 2019, kas kecil dilakukan pengisian kembali, maka jurnalnya sebagai berikut:

Dari Jurnal di atas, kas kecil tidak terjadi perubahan. Maka, setelah pengisian nominalnya kembali, saldo kas kecil tetap Rp225.000 seperti yang ditetapkan di awal. Lalu jika dibuat ke dalam buku kas, hasilnya seperti di bawah ini:

2. Metode tidak tetap

Metode tidak tetap atau fluctuating fund method adalah suatu metode di mana jumlah nilai kas kecil akan terus berubah-ubah sesuai kebutuhan perusahaan.

Sistem ini menginginkan jumlah nilai kas kecil tidak ditentukan di awal, melainkan sesuai yang diperlukan oleh perusahaan.

Contoh metode tidak tetap

Data yang digunakan masih sama seperti metode imprest, maka pembentukan kas kecil adalah:

Kemudian jurnal kas kecil dari setiap pengeluarannya yaitu:

Setelah dilakukan pengisian lagi, saldo kas kecil yang semula Rp150.000 menjadi Rp160.000 sehingga berfluktuasi bisa jadi lebih besar ataupun lebih kecil. Maka, buku kas kecilnya adalah: